LegalTech: Eficiencia y cambio

José Vega

jvega@fintegritygroup.com

Fintegrity Group


Yo finalizaba la carrera en los años ’80, mientras trabajaba como asistente en el área de litigios de un despacho panameño. Antes, en la escuela secundaria, había sido instruido en el uso de los lenguajes Cobol y Fortran IV y aprendí a programar en Basic, mientras el mundo apenas cambiaba las tarjetas perforadas por discos tipo floppy que los equipos Wang 2200 de nuestro laboratorio ya admitían, aunque de 8” de tamaño y una capacidad que no superaba los -ínfimos- 80K.

Eso me ayudó a apreciar los cambios en la tecnología en un entorno en que la máquina de escribir era omnipresente. Un día me atreví a sugerir a mis jefes que, por eficiencia, el despacho debía migrar hacia las computadoras, pero ellos estaban satisfechos con el trabajo que hacíamos y preferían evitar problemas. Al poco tiempo establecí mi propio despacho, con computadoras, y cuatro años más tarde su dimensión era comparable con la del de mis antiguos jefes. Así de influyente puede ser el uso de la tecnología en el ejercicio de la abogacía.

Integración tecnológica en la práctica legal.

Han pasado más de treinta años desde aquel episodio y gracias a la transformación digital y, especialmente, a las herramientas tecnolegales, o de legaltech, la gestión de los despachos ha evolucionado rápidamente. En adición, la Covid-19 nos impuso restricciones que demandaron urgentemente una mayor eficiencia, apoyada en tecnologías cónsonas con la nueva realidad, que permitiera la continuidad de los negocios, el acceso remoto a nuestra información, la comunicación irrestricta con los clientes y la gestión de asuntos en forma telemática ante las agencias oficiales.

Tener consciencia de que existe una delicada correlación entre la necesidad de transformación digital de nuestro ejercicio profesional, el tipo de práctica que tenemos y las prestaciones de las herramientas que podamos integrar, es esencial para abordar la evolución tecnolegal adecuadamente.

Para ilustrar la influencia de la necesidad de transformación pensemos que, si nuestro teléfono inteligente no posee una suite que permita procesar archivos de texto, hojas electrónicas, presentaciones y documentos en formato portátil (.pdf), o llamadas audiovisuales, estaríamos desprovistos de varias aptitudes que cualquier cliente esperaría que tengamos. Por otro lado, la relevancia del tipo de práctica y las prestaciones asociadas a ella la podemos apreciar mejor en la atracción de los profesionales independientes hacia herramientas más económicas, accesibles desde la nube mediante todos sus dispositivos y que resuelvan funciones básicas muy frecuentes, mientras que un despacho de cierto tamaño quizás prefiera una solución modular capaz de centralizar la gestión de proyectos y expedientes, facturación, informes del estado de los casos, búsqueda intuitiva de información, protección de datos personales e información sobre cambios legislativos relevantes, entre otras características.

Por su parte, los abogados de los departamentos jurídicos deben responder cada vez más rápido a las otras instancias de sus organizaciones, así que se interesan en la mejora del control de los procesos con mínima interacción humana y buscan también opciones que permitan automatizar muchos de los procesos de conformidad regulatoria, para reducir el riego de consecuencias legales y reputacionales onerosas.

Haciendo más eficiente la práctica legal

El software de gestión de despachos puede hacernos más eficientes en áreas tales como la administración, ofreciéndonos información analítica que permite la toma ágil de decisiones; las finanzas, presentándonos las variables que afectan la liquidez y el retorno; el mercadeo, analizando los datos de los clientes y el mercado en función de las fortalezas del despacho; el desempeño profesional, facilitándonos el control de plazos y cumplimiento de requisitos en los proyectos; y capacitación, permitiéndonos identificar los temas en que nuestros colaboradores deben mejorar destrezas y desarrollar competencias. Ejemplos de programas de gestión, entre muchos dignos de mención, podrían ser Aranzadi Fusión y Kleos.

Existen otras herramientas que automatizan funciones específicas, reducen el tiempo y gasto dedicados a los procesos internos y promueven la eficiencia y productividad. Las aplicaciones de videoconferencia son algunas de las más populares desde que se dieron los confinamientos por la Covid-19, hasta tal punto que convirtieron a términos como Zoom, Teams y Meet en parte del vocabulario de uso diario. Muchas de las cosas que solíamos hacer en forma presencial fueron llevadas a la virtualidad y, a pesar de los detractores, no pocos abogados reconocen que eso ayudó a reparar algunas grietas en el acceso a la justicia y dudan que en el futuro las audiencias virtuales vayan a desaparecer. Por otro lado, en el ámbito privado muchos también encontraron beneficios al ejercer en forma remota y ya no se ven a sí mismos retornando a sus hábitos del pasado.

La automatización de la elaboración contractual está entre las de mayor importancia en la industria, porque reduce sustancialmente el tiempo y trabajo requeridos. Herramientas como Legal Machine, por ejemplo, nos ofrecen modelos que prevén los requisitos legales de muchos contratos, se aseguran de que incluyamos la información imprescindible de las partes, nos permiten escoger entre alternativas de distintos tipos de cláusulas especiales; previenen errores en forma automatizada, permiten la previsualización de los contenidos y generan automáticamente documentos accesorios de uso frecuente.

¿Qué debemos tener en cuenta?

Al considerar herramientas de legaltech es bueno saber qué necesitamos, cuándo adquirirlas, cuánto invertir y cómo retornará esa inversión. También debemos verificar referencias de despachos similares e información sobre alternativas disponibles.

Antes de cerrar el trato, hay que confirmar el grado de autonomía de la herramienta ya que, si necesita aditamentos, ello impactará el costo. El ámbito territorial de la licencia debe permitirnos acceder a soporte técnico autorizado. Es un hecho que los abogados no somos muy proclives a la tecnología, así que el apoyo cercano, en nuestro idioma, puede hacer la diferencia.

La compatibilidad con el sistema operativo y la interoperabilidad son importantes para asegurar que se intercambiará información con otras herramientas en forma útil (¿no les ha sucedido que las vocales tildadas desaparecen de un documento al enviarlo a una plataforma?). Por otro lado, la acentuada disminución de la dependencia a un espacio físico fijo ha hecho que las aplicaciones basadas en la red sean cada vez más apreciadas, debido a que permiten el acceso de mediante dispositivos fijos y móviles, indistintamente.

Desafíos

La integración tecnolegal requiere una buena actitud ante el cambio y una dosis de capacidad de adaptación. Debemos evaluar los beneficios y el desempeño de las herramientas, con una visión crítica que permita reconocer oportunamente qué ha funcionado y qué no ha dado resultado.

Como he dicho a mis alumnos en el Máster en Legaltech y Gestión Digital de la Abogacía de la Universidad de Salamanca, la baja calidad de los datos también son un desafío al uso de herramientas de legaltech. Si nuestra data no está debidamente estructurada, nuestra experiencia no será ejemplar.

En cuanto a economía, la llegada de tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial, la computación cognitiva, el aprendizaje automatizado y los macrodatos, así como las redes 5G, abrirán las puertas a un mundo de aplicaciones tecnolegales que podría poner una gran presión sobre los pequeños y medianos despachos, ante el riesgo de pérdida de competitividad.

En el caso de las plataformas de videoconferencia hay que contemplar el riesgo de tratamiento indebido de los datos personales; además, de prevenir intrusiones que amenazan la privacidad de las comunicaciones. También se necesita garantizar la seguridad de la información del despacho que es accedida remotamente y con el empleo de dispositivos o redes que no pertenecen a la organización. Por último, es fundamental la sensibilización del usuario, debido a que siempre será el eslabón más vulnerable de la cadena de ciberseguridad.

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